Pemanfaatkan Arsip Sebagai Sumber Pengetahuan Organisasi

Ada dua aspek pengetahuan (knowledge) dan informasi (information) yang saling terkait. Sebagai entitas fisik, mirip dengan pengetahuan eksplisit. Sedangkan sebagai proses kognitif mirip dengan pengetahuan tacit. Pengetahuan dapat berubah menjadi aksi melalui tiga bentuk encoded, embedded, dan embodies. Arsip yang memiliki tiga unsur yaitu isi, konteks, dan struktur lebih menyerupai pengetahuan yang terkodekan (encoded knowledge). Arsip sebagai sumber pengetahuan organisasi dapat bermanfaat untuk mendukung tantangan organisasi masa depan. Bagaimana menjadikan arsip sebagai sumber pengetahuan menjadi titik fokus penelitan ini. Penelitian ini menggunakan metode desain continuum record. Penggunaan metode ini menjadikan arsip melayani berbagai tujuan yaitu sesuatu yang berbeda untuk masyarakat yang berbeda dan konteks yang berbeda, khususnya dalam kaitannya dengan pengetahuan. Riset ini menggunakan contoh pemanfaatan arsip sebagai sumber pengetahuan organisasi di sebuah organisasi. Organisasi yang berbeda akan menghasilkan sesuatu yang berbeda bergantung pada konteks organisasi tersebut. Manajemen arsip adalah refleksi dari aturan dan prosedur tiap manajemen. Pengetahuan adalah hasil dari pengelolaan arsip yang mengkoordinasikan pengetahuan dan ketertarikan institusi. Keduanya (pengetahuan dan arsip) dapat saling komplementer.Manajemen arsip dan pengetahuan adalah dua koin di sisi yang sama. Perbedaan cara pandang dan elemen kunci akan mengubah arsip menjadi pengetahuan. Model desain menjadikan arsip sebagai sumber pengetahuan organisasi agar lebih kompetitif di masa depan.